MANUAL DE
POLITICAS
FECHA: 18/05/2012
INTRODUCCIÓN
Este
manual contiene narraciones que describen las distintas áreas de la empresa
CIBERVOZ MAXTEC S.A DE C.V así como cuales son las políticas o lo que deben
cumplir dichos departamentos El trabajo hace mención de las políticas ya sean
por departamento o de una manera general.
Dentro
de este manual encontraremos puntos como:
·
Objetivos del manual
·
El porqué de la realización del documento
·
Organigrama de la empresa
·
Cuadros de actividades
·
Y LAS POLÍTICAS DE LAS ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN
OBJETIVOS DEL MANUAL
Este
manual se hace con la finalidad de mostrar a los distintos usuarios y lectores
de este documento cuales son las políticas de la organización ya sean de una
manera individual (por cada área) o de una manera general. Además de que
pretende mostrar también se contempla hacer que se cumpla con lo establecido,
lo que puede y no realizar cada área o toda la organización.
ALCANCE
Para
este manual se tiene involucrado a los departamentos de:
·
Compras
·
Ventas
·
Contabilidad
·
Mantenimiento
·
JUSTIFICACIÓN
Este
manual se elabora con la única finalidad de dar a conocer los lineamentos que
debe cumplir cada una de las distintas áreas que conforman a la empresa
CIBERVOZ MAXTEC S.A DE C. V
Así
como que cada uno se dé cuenta a través de este documento que es lo que tiene
que hacer y hasta que puntos puede hacer sus actividades
COMO USAR EL MANUAL
Este
manual solo se tendrá disposición en caso de dudas de los reglamentos a
utilizar en cada una de las áreas de la organización así como también se usara
como documento de consulta para todas aquellas personas de nuevo ingreso o que
se quieran incorporar a los equipos de trabajo
Este
manual estar bajo uso de responsabilidad del departamento de gerencia general
en caso de cualquier duda o de quererlo consultar acudir a ese departamento.
EVISIONES Y/O
RECOMENDACIONES
En
cuanto a las revisiones y o recomendaciones se pretende hacerlas como un mínimo
de tiempo y los más recomendable cada 6 meses esto con la finalidad de tener a
la organización al día de cualquier cambio o mejora que se presente adema de
que la hacer etas revisiones se actualiza también este documento y por
consiguiente se tiene información más precisa de cualquier cambio.
POLITICAS
GENERALES
GENERALES
·
Todos los empleados de la organización tienen la
responsabilidad de cumplir con su uniforme (si es el caso) o de no ser así
tener una buena presentación
·
Tener todas las instalaciones en buenas condiciones y buena
presentación
·
Contar con un numero de maquinas suficientes para los
usuarios
·
Tener todos los registros ya sean contables o administrativos
en orden y en disposición de tiempo de uso
·
Contar con sistemas de clasificación para los documentos
·
Es responsabilidad de todos los empleados mantener y crear
una buena imagen de la organización.
POLITICAS
POR DEPARTAMENTO
ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL
COMPRAS
·
Responsable
de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de
compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones
comerciales y trámites de pago.
·
Contar
con todo el mobiliario de la oficina organizado
·
Portar una buena presentación
·
Tener todos los documentos clasificados y organizados
·
Contar con un directorio de fácil acceso para los proveedores
·
Es responsabilidad del Departamento de Compras documentar todas las
operaciones de compra para satisfacer las necesidades fiscales
·
Comprar bajo especificación funcional y no por marca comercial.
·
Es responsabilidad de Compras diseñar un panel de proveedores que
pueda garantizar el suministro de productos y servicios en base a las
necesidades de la Compañía.
·
Compras liderara desde un inicio, conjuntamente con el socio
interno, el proceso de selección del proveedor.
·
Todo ello requiere una actividad permanente de conocimiento y
contacto con el mercado para identificar, seleccionar, homologar, validar y
evaluar proveedores
VENTAS
·
Contar con todo el mobiliario de la oficina organizado
·
Portar una buena presentación
·
Tener todos los documentos clasificados y organizados
·
Tener
buen carácter ante los usuarios y clientes de CIBERVOZ MAXTEC S.A DE C.V.
·
Este
departamento está autorizado para su cobro respectivo de cada venta.
·
No se
aceptaran reclamos sobre una venta sin la presentación de los documentos
correspondientes
MANTENIMIENTO
·
Cualquier duda de parte de los usuarios aclararla
·
Tener buen carácter
·
Ser amables
·
Ser solidarios
·
Total responsabilidad de algún problema en las maquinas
·
Se debe procurar que el equipo e instalaciones de CIBERVOZ
MAXTEC S.A DE C.V esté siempre trabajando en óptimas condiciones. Si presenta
fallas en su funcionamiento debe repararse en la brevedad posible
·
Todas las reparaciones del equipo e instalaciones deben
realizarse por el personal interno del departamento de mantenimiento, solo en
caso de que la falla sea mayor o no se cuenten con los conocimientos, equipo
y/o materiales necesarios para su reparación, se asignará a un taller externo
para que realice la reparación.
·
El departamento de mantenimiento debe proporcionar sistemas
de emergencia
·
La operación del departamento de mantenimiento se sujetará a
políticas de no desperdicio, reutilización y optimización de materiales,
ADMINISTRACION
Y FINANZAS (CONTABILIDAD)
·
Contar con todo el mobiliario de la oficina organizado
·
Portar una buena presentación
·
Tener todos los documentos clasificados y organizados
·
Contar con los registros contables actualizados, ordenados y
en disposición de cualquier momento solo para los que están autorizados en
revisarlos
·
Tiene la responsabilidad de llevar la administración y control del sistema de nóminas
CONCLUSIONES
Como
parte final; este documento fue elaborado para dar a conocer que es lo que
tiene que realizar cada departamento de la organización o de una manera
general, cuáles son sus actividades y hasta qué punto deben trabajar.
Además
este documento sirve como consulta para aquellas personas que tengan dudas
acerca de la forma de trabajo de la organización.
