MANUAL DE POLITICAS

MANUAL DE

POLITICAS

FECHA: 18/05/2012

INTRODUCCIÓN

Este manual contiene narraciones que describen las distintas áreas de la empresa CIBERVOZ MAXTEC S.A DE C.V así como cuales son las políticas o lo que deben cumplir dichos departamentos El trabajo hace mención de las políticas ya sean por departamento o de una manera general.

Dentro de este manual encontraremos puntos como:

·         Objetivos del manual

·         El porqué de la realización del documento

·         Organigrama de la empresa

·         Cuadros de actividades

·         Y LAS POLÍTICAS DE LAS ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN

OBJETIVOS DEL MANUAL

Este manual se hace con la finalidad de mostrar a los distintos usuarios y lectores de este documento cuales son las políticas de la organización ya sean de una manera individual (por cada área) o de una manera general. Además de que pretende mostrar también se contempla hacer que se cumpla con lo establecido, lo que puede y no realizar cada área o toda la organización.

ALCANCE

Para este manual se tiene involucrado a los departamentos de:

·         Compras

·         Ventas

·         Contabilidad

·         Mantenimiento

·          

JUSTIFICACIÓN

Este manual se elabora con la única finalidad de dar a conocer los lineamentos que debe cumplir cada una de las distintas áreas que conforman a la empresa CIBERVOZ MAXTEC S.A DE C. V

Así como que cada uno se dé cuenta a través de este documento que es lo que tiene que hacer y hasta que puntos puede hacer sus actividades

COMO USAR EL MANUAL

Este manual solo se tendrá disposición en caso de dudas de los reglamentos a utilizar en cada una de las áreas de la organización así como también se usara como documento de consulta para todas aquellas personas de nuevo ingreso o que se quieran incorporar a los equipos de trabajo

Este manual estar bajo uso de responsabilidad del departamento de gerencia general en caso de cualquier duda o de quererlo consultar acudir a ese departamento.

EVISIONES Y/O RECOMENDACIONES

En cuanto a las revisiones y o recomendaciones se pretende hacerlas como un mínimo de tiempo y los más recomendable cada 6 meses esto con la finalidad de tener a la organización al día de cualquier cambio o mejora que se presente adema de que la hacer etas revisiones se actualiza también este documento y por consiguiente se tiene información más precisa de cualquier cambio. 

POLITICAS

GENERALES

GENERALES

·         Todos los empleados de la organización tienen la responsabilidad de cumplir con su uniforme (si es el caso) o de no ser así tener una buena presentación

·         Tener todas las instalaciones en buenas condiciones y buena presentación

·         Contar con un numero de maquinas suficientes para los usuarios

·         Tener todos los registros ya sean contables o administrativos en orden y en disposición de tiempo de uso

·         Contar con sistemas de clasificación para los documentos

·         Es responsabilidad de todos los empleados mantener y crear una buena imagen de la organización. 

POLITICAS

POR DEPARTAMENTO

ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL

COMPRAS

·         Responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago.

·         Contar con todo el mobiliario de la oficina organizado

·         Portar una buena presentación

·         Tener todos los documentos clasificados y organizados

·         Contar con un directorio de fácil acceso para los proveedores

·         Es responsabilidad del Departamento de Compras documentar todas las operaciones de compra para satisfacer las necesidades fiscales

·         Comprar bajo especificación funcional y no por marca comercial.

·         Es responsabilidad de Compras diseñar un panel de proveedores que pueda garantizar el suministro de productos y servicios en base a las necesidades de la Compañía.

·         Compras liderara desde un inicio, conjuntamente con el socio interno, el proceso de selección del proveedor.

·         Todo ello requiere una actividad permanente de conocimiento y contacto con el mercado para identificar, seleccionar, homologar, validar y evaluar proveedores

VENTAS

·         Contar con todo el mobiliario de la oficina organizado

·         Portar una buena presentación

·         Tener todos los documentos clasificados y organizados

·         Tener buen carácter ante los usuarios y clientes de CIBERVOZ MAXTEC S.A DE C.V.

·         Este departamento está autorizado para su cobro respectivo de cada venta.

·         No se aceptaran reclamos sobre una venta sin la presentación de los documentos correspondientes

MANTENIMIENTO

·         Cualquier duda de parte de los usuarios aclararla

·         Tener buen carácter

·         Ser amables

·         Ser solidarios

·         Total responsabilidad de algún problema en las maquinas

·         Se debe procurar que el equipo e instalaciones de CIBERVOZ MAXTEC S.A DE C.V esté siempre trabajando en óptimas condiciones. Si presenta fallas en su funcionamiento debe repararse en la brevedad posible

·         Todas las reparaciones del equipo e instalaciones deben realizarse por el personal interno del departamento de mantenimiento, solo en caso de que la falla sea mayor o no se cuenten con los conocimientos, equipo y/o materiales necesarios para su reparación, se asignará a un taller externo para que realice la reparación.

·         El departamento de mantenimiento debe proporcionar sistemas de emergencia

·         La operación del departamento de mantenimiento se sujetará a políticas de no desperdicio, reutilización y optimización de materiales,

ADMINISTRACION Y FINANZAS (CONTABILIDAD)

·         Contar con todo el mobiliario de la oficina organizado

·         Portar una buena presentación

·         Tener todos los documentos clasificados y organizados

·         Contar con los registros contables actualizados, ordenados y en disposición de cualquier momento solo para los que están autorizados en revisarlos

·         Tiene la responsabilidad de llevar la administración  y control del sistema de nóminas

CONCLUSIONES

Como parte final; este documento fue elaborado para dar a conocer que es lo que tiene que realizar cada departamento de la organización o de una manera general, cuáles son sus actividades y hasta qué punto deben trabajar.

Además este documento sirve como consulta para aquellas personas que tengan dudas acerca de la forma de trabajo de la organización.